【コラム】記事作成を依頼するための仕様書作りとは？代行会社が求める指示の書き方【オリジナル記事作成】
2023.06.23
平素より大変お世話になっております。WITH TEAM記事作成でございます。
本日は、弊社がこれまで90万記事以上作成してきた実績に基づき、
【要望により近い記事を発注するための仕様書の書き方】のポイントをご説明いたします。
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1.ライターさんにうまく指示が通じない…？
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お客様の中で、記事作成を外注化する上で、うまく自分の希望や要望・記事に含んでほしいことなどが
うまくライター様に通じなかった、という経験をされた方は多いのではないでしょうか？
丁寧に仕様書も作りこんで、重要事項も詳しく書き込んで、作成する意図や読み手に与える影響力等…
記事作成する上で、ライター様に知っておいてほしい事柄は大変多く、そのすべてを理解してほしいというお気持ちがあるのも、当然のことと思います。
ただ、ライター様も1記事に対してそこまでの時間をかけることが難しかったり、情報収集量や仕様の把握量によっては単価交渉があり予算を超えてしまってキャンセル…というお話も伺うことがあります。
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2.重要なのは仕様書の簡潔さと明瞭さ！
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弊社では、そんなお客様のご希望に従った記事＝ライター様が書きやすいと思える記事 となるよう、
【キーワード表】という独自仕様書をお客様にお渡しし、皆様そちらにご指示を明記いただいております。
お客様によっては、ご自身で作成した仕様書は指示書などをお持ちの方も多く、それを使用して記事作成してほしいという方も少なくありません。
ご要望ということであれば、そちらでも作成自体は可能なのですが、
なぜ弊社が独自仕様書のキーワード表を用意しているかというと、ずばり【様々な指示書による重要箇所の分散・見逃しを防ぐため】でございます。
人によって、ご指示の仕方は様々です。
一番最初に重要事項をおまとめされる方もいらっしゃれば、基礎的な内容も細かくすべて記載の上その中に重要項目も含まれている方、また箇条書きの方や文章形式の方など…。
様々な方の仕様書を拝見してきて、皆様とてもご丁寧に作成されており、記事へのご要望やこだわりが強く感じられました。
1つ1つは大変丁寧であっても、何十記事・何百記事という記事を日々作成し続けていく上で、
記事ごとに仕様書が異なってしまうと、どうしても見逃してしまうことがあったり、
「あの指示はどこだっけ？」となることが、どうしても発生してしまいました。
1案件にお時間をゆっくりかけられれば、そういったことも少なくなりますが、
弊社の記事は、すべて人の手で作成・校正・チェックを行っており、1つの案件に複数名が携わっております。
なるべくお客様をお待たせしませんよう納品スピードも重要視するとなると、出来る限り作成においての指示は簡潔にわかりやすく把握する必要がございます。
そのため、弊社ではキーワード表を用いて、記事作成をするにおいて必要な事項を簡潔にまとめ、どの案件を書く場合でも、見る場所は同じという形式をとらせていただいております。
そのため、お客様方には大変お手数をおかけいたしておりますが、
弊社へのご依頼の際は、ぜひキーワード表へのご記入にご協力をお願い申し上げます。
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3.弊社が重要視している仕様項目
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弊社では、記事作成におきまして重要事項として、
- 読者ターゲット
- 記事の体裁（説明文、紹介文 等）
- キーワード
- 小見出し
- 記事タイトル
- 記事の掲載予定サイトや参考にしたいサイト
を特に重要視いたしております。（キーワード表には他にもご指示項目を設けております）
特に、「小見出し」については、記事の内容を大きく左右する項目です。
もちろん、小見出しの指示なくとも作成可能（ライター任意で作成も可能）でございますが、
「こういう記事にしたい」「こういう方向性がいい」「これは書いてほしい」というこだわりのあるお客様には、
基本的に小見出しのご指示をいただいておりました。
小見出しをいただけると、ライターもより具体的に記事の構成案が考えやすくなり、お客様のご意図沿った記事作成が可能でございます。
具体的なほしい記事の案があるお客様は、小見出しの作成もご自身でしていただくことをお勧めいたします。
▶参考）AIを使って小見出し案を作成する方法はこちら
キーワード表は、わかりやすくご指示いただけるよう、定期的にお客様のご意見も伺いながら日々改良改善に努めております。
なるべく簡潔・確実にご指示いただけるような仕様書とさせていただいておりますので、
弊社へのご依頼の際は、キーワード表のご記入にご協力をいただけますと幸いです。
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4.仕様書づくりに悩んだらまず守ること
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もし、指示の出し方や仕様書の作り方にお悩みのお客様がいらっしゃいましたら、
- 簡潔に、内容は長く書きすぎない
- 必須または重要事項はまとめて書き、目線をあちこちに飛ばさないようにする
という点だけでも気を付けていただけると、ライター様も把握しやすい指示になるかと存じます。
弊社キーワード表は、指示すべき項目はすでにご用意済ですので、そちらにご希望内容を記載するのみで
簡単にご依頼が可能でございます。
仕様書作りは面倒だけど記事作成を外注化したい、というお客様はぜひWITH TEAM記事作成にご依頼くださいませ。